Le coffre-fort numérique est de plus en plus populaire auprès des entreprises en tant que service innovant pour protéger les documents numériques. Les entreprises ont des documents qui doivent rester confidentiels. Les fiches de salaire, les contrats de travail, les évaluations annuelles et les avis disciplinaires sont autant de documents contenant des données à caractère personnel qui ne doivent pas être divulguées. Erreurs de service, mauvaises adresses, intention de nuire.... La fuite d'informations confidentielles peut être due à plusieurs raisons.
Des mesures de sécurité plus fiables
Le principal objectif des coffres-forts numériques proposés par les banques pour un coût mensuel relativement faible est de protéger les fichiers numériques des clients. Il s'agit essentiellement de coffres-forts en ligne sécurisés où sont stockés les documents bancaires et autres documents de l'utilisateur. Ils peuvent, par exemple, conserver des copies de relevés bancaires, de fiches de paie, de factures de téléphone et d'électricité, de déclarations d'impôts, de documents d'assurance maladie et de cartes d'identité. Une archive numérique est une véritable archive en ligne, où les données stockées ne sont pas modifiées et sont restituées aux utilisateurs autorisés et désignés dans le même format.
Une normalisation et une efficacité des outils
Une archive numérique est une archive en ligne personnelle et sécurisée. Il est accessible au personnel. Les employeurs y placent les documents afin que le personnel puisse librement y accéder, les stocker, les organiser et les partager. Une archive numérique n'est pas seulement un outil de stockage de données, comme une grande plateforme de collaboration en ligne, mais avant tout une volonté de protéger et de garantir la confidentialité des données personnelles et l'intégrité des documents.
Une amélioration significative de l’image de l’entreprise
Il n'est pas nécessaire de se rendre dans les différents départements à la fin du mois pour distribuer les salaires aux différents employés. En quelques clics, les bulletins de salaire sont stockés dans un référentiel numérique et mis à la disposition de tous les employés. Pas besoin de demander des copies. Les employés peuvent consulter leurs relevés à tout moment. En permettant aux employés d'accéder plus facilement à leurs documents, vous pouvez améliorer la réputation de votre entreprise. Vous pouvez créer une image d'entreprise moderne en offrant à vos employés un coffre-fort numérique. Donnez à chaque employé un espace de stockage gratuit qu'il pourra utiliser même après la disparition de l'entreprise. Vous pouvez également stocker d'autres documents professionnels et personnels et centraliser les factures. Tous les documents sont accessibles via une interface unique.